Eine der wichtigsten Aufgaben in der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist die Erstellung einer Jahresabrechnung über die tatsächlichen im Rahmen der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums angefallenen Einnahmen und Ausgaben. Eine solche Abrechnung ist vom Verwalter gemäß § 28 Abs. 3 WEG zum Ablauf eines Abrechnungszeitraums, meist eines Kalenderjahres, vorzulegen.
Zu Inhalt und Form der Jahresabrechnung macht das Wohnungseigentumsgesetz keine bestimmten Angaben. Zur Vereinfachung der Rechtsprechung müssen allerdings folgende wesentlichen Grundinhalte berücksichtigt werden:
- Die Jahresabrechnung umfasst die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im jeweiligen Kalenderjahr.
- Die Jahresabrechnung stellt keine Gewinn- und Verlustrechnung sowie keine Bilanz dar.
- Verbindlichkeiten, Forderungen und Rechnungsabgrenzungen haben in der Jahresabrechnung grundsätzlich nichts verloren.
- Die Jahresabrechnung umfasst eine Gesamtrechnung sowie für jeden einzelnen Wohnungseigentümer eine Einzelabrechnung, in der gemäß dem gesetzlichen, vereinbarten oder beschlossenen Verteilungsschlüssel anteilig die Einnahmen und Ausgaben angegeben werden.
- In die Jahresabrechnung sollte eine Darstellung der Instandhaltungsrücklagen enthalten sein, in der die auf die Rücklage als Einnahme verbuchten tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer ausgewiesen werden. Auch die noch nicht geleisteten, geschuldeten Zahlungen sind hier als sonstige Kosten anzugeben.
- Die Jahresabrechnung muss in allen Teilen übersichtlich, vollständig und für den Wohnungseigentümer nachvollziehbar und verständlich sein.
- Die Gliederung der Einzelpositionen sollte inhaltlich an den Wirtschaftsplan angepasst sein, um einen direkten Vergleich der tatsächlichen und der veranschlagten Einnahmen und Ausgaben zu ermöglichen.
- Neben der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sollte die Jahresabrechnung eine Übersicht des Verwaltungsvermögens ausweisen, in der Forderungen, Instandhaltungsrückstellungen und Verbindlichkeiten enthalten sind.
- Für die gemeinschaftlich geführten Konten sollte jeweils zu Beginn und zum Ende des Abrechnungszeitraums der entsprechende Kontostand ersichtlich sein.
Über die Gesamt- und Einzelabrechnungen müssen in Beschlussfassung gebracht werden, um rechtswirksame Zahlungspflichten zu begründen. Eine fehlerhafte Jahresabrechnung, die mehrheitlich beschlossen wurde, bedarf einer gerichtlichen Anfechtung, um ihre Gültigkeit zu verlieren. Ohne Anfechtung bleibt eine fehlerhafte, mehrheitlich beschlossene und rechtswidrige Jahresabrechnung wirksam und verpflichtet jeden Wohnungseigentümer zur Zahlung eventueller Fehlbeträge.
Gemäß § 29 Abs. 3 WEG sollte ein von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählter Verwaltungsbeirat die Jahresabrechnung prüfen. Die Prüfung soll sich sowohl auf rein rechnerische als auch auf sachliche Richtigkeit erstrecken. Ungeachtet der Verwaltungsbeiratsprüfung hat jeder Wohnungseigentümer das Recht, die Abrechnungsunterlagen jederzeit einzusehen. Dies gilt auch für Unterlagen, für die bereits eine Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung erfolgte.
Der Verwalter ist grundsätzlich verpflichtet, eine korrekte Jahresabrechnung vorzulegen. Sollte die Jahresabrechnung nicht oder vorsätzlich verspätet vorgelegt werden, so bildet dies einen gewichtigen Grund, um den Verwalter vorzeitig abzuberufen.
